Dataopbevaring er i tryg havn med Office 365, mens Google sejler på åbent hav 

Står din skole for at skulle vælge et Learning Management System (LMS) så læs med her, for der er grundlæggende forskelle på at vælge en Google- eller Microsoft-baseret løsning. 

Microsoft har indgået en databehandleraftale med EU kaldet safe habour. Ordningen indbefatter, at al data opbevares i EU – helt præcist i Amsterdam og Dublin.

Det betyder, at I på skolen kan anvende Microsoft Office 365 samt OneDrive til at sende og gemme data. Denne løsning virker altså på samme måde, som når vi lagrer data i IT-Center Fyns datacenter i Odense.

Falder valget i stedet på Google som LMS, er et stort opmærksomhedspunkt opbevaring og behandling af personhenførbare data.

Det skyldes, at Google ikke har indgået samme aftale for opbevaring af data inden for EU's grænser, men i stedet lader dataen flyde, hvor Google ønsker det. Rent praktisk betyder det for de skoler, der vælger Google, at Gmail eller Google Drive ikke kan anvendes til at gemme og håndtere personhenførbar kommunikation.

Skolen er derfor nødt til at oprette procedurer for håndtering og lagring af personalesager og elevinformation, som overholdes af alle. Skoler, der vælger Google, bør derfor oprette et sagshåndteringssystem eller isolere personhenførbar data i det elevadministrative system.

IT-Center Fyn har det seneste år fået databehandleraftaler på plads med alle partnerskoler. I øjeblikket arbejder vi på at få tilsvarende aftaler med de leverandører, der behandler vores data. Det går planmæssigt fremad, og der ligger allerede nu underskrevne samarbejdsaftaler med langt de fleste leverandører. 

Nu kan du få IT support uden for vores almindelige åbningstider

I maj, juni og august 2015 afprøver vi en ny IT-vagtordning. Det betyder, at telefonen er åben hos servicedesk fra kl. 8-16 i weekender og helligdage i ugerne 20-26 (14. maj til 28. juni) og uge 32-34 (8. - 23. august).

Med forsøget vil vi imødekomme et ønske fra flere skoler om at få support alle dage på et tidspunkt af året, hvor behovet ikke altid kan vente.

Den udvidede vagtordning hjælper udelukkende med problemer på skolerelateret udstyr. Er der fejl i privatudstyr så som privat PC, -printer og -internet i hjemmet, er servicedesk klar til at hjælpe mandag til fredag inden for almindelig åbningstid.

De udvidede åbningstider er en forsøgsordning, som vil blive evalueret på baggrund af forløbet. Her vil vi også tage stilling til, om vagtordningen skal gøres permanent og omfatte alle systemfrysningsperioder, der ligger i maj, juni, august og december.

IT-Center Fyn har i forvejen ’systemfrysning’ i de nævnte måneder, hvilket betyder, at der ikke kan foretages større systemændringer.

Har du spørgsmål, er du velkommen til at sende Jens Ole Henriksen en mail.

Har din skole styr på dokumenthåndteringen? 

Antallet af dokumenter på store uddannelsesinstitutioner er svimlende, og konsekvensen ved ikke at bruge et professionelt dokumenthåndteringssystem kan være uoverskueligt. 

Store forskelle i dokumenthåndteringen på partnerskolerne

I vores arbejde med partnerskolerne ser vi grundlæggende tre måder at håndtere administrative dokumenter på:

• Skolen anvender et indkøbt, professionelt dokumenthåndteringssystem f.eks. Docunote eller IMS Arkiv
• Skolen bruger et simpelt mappehierarki på netværket/fællesdrevet
• Skolen har ingen specifik strategi for dokumenthåndteringen

I de seneste år er professionelle dokumenthåndteringssystemer implementeret på en række af IT fællesskabets skoler. Det er vores indtryk, at systemerne benyttes konstruktivt og flittigt hos nogle, mens andre ikke har fået den forventede gavn. Det kan skyldes, at indkøringen af det nye system har været længere og mere tidskrævende end forventet, hvorfor nogle skoler er gået tilbage til mappehierarkiet eller papirarkiveringen.

De skoler, der anvender mappehierarki-strategien eller ikke har en strategi for dokumenthåndtering, skal holde sig følgende risikofaktorer for øje:

• Hvis et dokument slettes eller forvanskes registreres det ikke
• Der er ingen ekstra backup. Det betyder, at slettede dokumenter ikke kan genskabes efter 90 dage. Alle, der har adgang til mappen, kan ved et uheld slette et dokument, og hvis det ikke opdages inden for 90 dage, kan dokumentet ikke gendannes
• Der mangler sikkerhed ved personfølsomme data. Loven kræver ved personfølsomme data, at der foretages en logning på personniveau, så det kan oplyses, hvem der har haft adgang til et dokument, hvornår. Det er ikke muligt ved et simpelt dokumenthierarki
• Der er begrænsede muligheder for søgninger i dokumentdata på et fællesdrev

Er jeres skole ikke allerede godt i gang med at anvende et professionelt dokument­håndterings­system, anbefaler vi, at det sker.

Når implementeringen igangsættes, er det vigtigt ved samme lejlighed at få indscannet og arkiveret eksisterende papirdokumenter såsom personalesager, kontrakter, aftaler samt evt. bygnings­dokumentation.

Har jeres skole brug for mere information eller sparring på området, er vi klar til at hjælpe, så vi sammen kan finde den rigtige løsning. 

Brug for en administrativ lettere hverdag?

IT-Center Fyns kerneprodukter er teknisk infrastruktur og IT-pædagogik. Men vidste du, at vi også har kompetencer inden for administrativ effektivisering? 

Vi bliver ofte spurgt til råds i forhold til optimering og forenkling af partnerskolernes administrative arbejdsgange, og her står vi klar til at bringe vores erfaringer i spil.

IT-Center Fyn driver en række forskellige administrative IT-systemer til eget og partnerskolernes brug.

Vi tilbyder arkivsystemerne (DocuNote eller IMS arkiv), elektronisk fakturaflow (Aqoola) og E-boks løsning (IMS e-boks integration). 

Kontakt os, hvis du vil høre mere.

To bring or not to bring your old computer…

Ikke alle elevcomputere er brugbare i skolernes travle hverdag, der stiller krav til en hurtig processor og jævnlige opdateringer for at kunne fungere optimalt.  

Vores lokale supportere står klar til at hjælpe eleverne med at blive koblet på skolens trådløse netværk for at få adgang til internet, elevadministrative systemer, printer, Office 365, Google m.m.

Men, og der skal lyde et rungende MEN. Vi oplever i stigende grad, at elever og kursister har en forventning om, at en bærbar er en bærbar uanset alder og tilstand, og at den uden problemer kan komme på skolens netværk. Men det er desværre ikke med bærbare som med vin. De udvikler sig ikke til gode årgangscomputere: jo ældre en bærbar computer er, jo mere arbejde kræver det at få den tilkoblet netværkets ressourcer - hvis det overhovedet er muligt.

Den tid, der bruges på elevernes egne ældre computere, går fra at hjælpe andre elever. Derfor opfordrer vi jer til at fortælle elever og kursister, at deres skole-PC skal opfylde nogle minimumskrav for, at vi kan garantere, at den kan anvendes.

En tommelfingeregel er, at elevens computer højest må være 5 år gammel. En meget god ældre computer kan evt. opgraderes til Windows 8.

Mere specifikt gælder følgende forholdsregler:

• Operativsystemet skal være Windows 7 eller 8. For Apple Mac: OS-X 10.8 Mountain Lion eller nyere. De seneste system-opdateringer skal være installeret gennem Windows Update eller Apple Appstore
• Pc'en skal være opdateret, især i forhold til netværkskortet
• Netværkskortet skal understøtte certifikatbaseret WPA2-Enterprise godkendelse
• Der må ikke være installeret software, der hindrer netværksadgang/installation af printer, eller som i øvrigt volder problemer

Hvis den bærbare computer opfylder disse krav og alligevel ikke kan komme til at fungere på netværket, kan det være en mulighed at gendanne til fabriksindstillingerne. Spørg forhandleren, hvordan det gøres.

Hvis det kun er netværket, der driller, kan eleven/kursisten købe en USB WiFi adapter/dongle der opfylder 802.11ac-standarden. Sådan en kan anskaffes for ca. 300 kr.

En ny Windows 8 PC med Intel Core i3 processor kan fås for ca. 3.000 kr.

Nye vilkår for anskaffelse af Adobe-licenser 

Intet varer som bekendt evigt. Det gælder også for Adobe, der har ændret måden, man køber og administrerer licenser på. For fremtiden skal licenser lejes og ikke købes.

Næste gang din skole har brug for en Adobe licens, så vil det foregår via Adobe Cloud. Skolen får en konto, som skal have en administrator, der skal stå for uddeling af adgange til licenserne. Administratoren kan være en af skolens egne ansatte eller en IT-Center Fyn-tekniker på skolen.

De nye abonnementspriser kan endnu ikke ses i ”Cloud-butikken”. Derfor lægger vi en prisliste på Sharepoint. Du skal bruge det login, som skolen allerede har ved indkøb gennem IT-Center Fyn.

Licenser, lejet gennem ”Cloud-butikken”, er skolens eje. Stopper en madarbejder, kan skolen trække licensen tilbage og give den til en anden, eller aftalen kan opsiges.

I en overgangsperiode vil nogle licenser skulle købes i det gamle system, og andre skal lejes via Cloud-butikken. Det giver lidt udfordringer, men da vi ikke kan vælge enten det ene eller det andet, er det nødvendigt at forholde sig til begge dele.

Husk at meddele os, hvem der bliver administrator ved at sende en mail til Hoder Jensen med skolens navn, administrators navn og e-mail. Derefter vil vores samarbejdspartner ATEA kontakte den pågældende administrator for en kort introduktion af området.

Har du spørgsmål er du velkommen til at skrive til Hoder.

Indblik fra projekt Flipped Learning fase 2 (januar - juni 2015)

I denne fase har skolerne arbejdet specifikt med fokus på om Flipped Learning giver mulighed for at differentiere endnu mere eller på andre måder? Vi har med jævne mellemrum delt korte indblik i deltagernes arbejde mellem projektskolerne. Nedenfor ses fem forskellige indblik, der hver især belyser forskellige konkrete erfaringer med at differentiere undervisningen via Flipped Learning.

Indblik 1 fra Tornbjerg Gymnasium om brugen af ”in-class-flip” i naturvidenskabsfag. In-class-flip har til formål at give elever den hjælp, de behøver, via en kort video, som de kan se hvis de går i stå med en opgave. Læreren får dermed frigivet tid til at udfordre de elever, der kan løse opgaven, og ikke har brug for at se en forklarende video. De elever, der trods videoen ikke kan løse opgaven, får læreren også mere tid til at hjælpe. Se eksempel her.

Indblik 2 fra SOSU Fredericia Vejle Horsens demonstrerer hvordan underviserne har anvendt programmet Office Mix til at differentiere undervisningen. Kort fortalt gør Office Mix en traditionel Power Point interaktiv og der er fx. mulighed for at indsætte videoer, spørgeskemaer m.m. SOSU FVH har planlagt kompetenceudviklingskurser i Office Mix for alle undervisere. Se eksempel med Office Mix her og her.

Indblik 3 fra Svendborg Gymnasium er et eksempel på, hvordan man som underviser kan bruge Google Analyse (Google Forms) til at lave videoer kombineret med online spørgeskemaer, som erstatning for/supplement til læreroplæg. Eleverne ser videoer og besvarer tilhørende spørgsmål, og alt efter deres svar (rigtigt eller forkert) sendes de videre til andre videoer og spørgsmål, således at de hele tiden bliver fagligt udfordrede.

Indblik nr. 4 fra SOSU Fyn viser, hvordan Flipped Learning er brugt i forløbet Samarbejde og Kommunikation, på grundforløbet GF1 i den nye EUD-reform. Eleverne skal som hjemmearbejde gennemse læringsvideoer. Enten efterfølges læringsvideoerne af en quiz, der har til formål at dele eleverne efter deres forståelsesniveau, eller også er videoen udformet som en case, der har til formål at give eleverne inspiration til videre refleksion over emnet. Se en video her.

Indblik 5 fra Odense Katedralskole illustrerer, hvordan en instruktionsvideo i danskundervisningen er blevet brugt til at frigøre tid i undervisningsrummet. Eleverne ser videoen på ca. 6 minutter inden undervisningen, og påbegynder gruppearbejdet direkte efter timens start. Med udgangspunkt i instruktionsvideoen udarbejder eleverne en kampagnefilm. Gruppearbejdet bærer præg af at de tavse elever kommer på banen og er mere aktive i den afsluttende klasserumsdiskussion. Her ses en elevproduktion samt et elevoplæg.