IT governance - realisering af potentialet i IT

IT fylder mere og mere på skolerne. Der er blandt andet gang i iPad projekter, indførelse af nye Learning managementsystemer samt fokus på optimering af administrative procedurer ved hjælp af IT. Disse projekter skal ses i sammenhæng med skolens strategi og virke. Alle relevante parter skal inddrages i processen for at kunne realisere potentialet i IT. Styring og gennemførelse af dette kaldes for IT governance.

I nyhedsbrevet er der en anbefaling til, hvordan man starter et LMS projekt op, og hvilke faktorer man som skole med fordel kan drøfte forinden.

Hvis IT skal blive en succes, er det vigtigt at være bevidst om, at:

• IT har ingen værdi i sig selv; gevinster og værdi skabes ved anvendelse af it-teknologien.
• Gevinster opstår, når IT muliggør, at mennesker kan udføre arbejdet på en bedre måde end hidtil f.eks. billigere, hurtigere og med større kvalitet eller med større indtjening.
• Kun ledelse, elever, kursister eller ansatte kan frigøre gevinsterne. Derfor skal ledelse og brugere være ansvarlige for realisering af gevinster.
• Alle projekter har konsekvenser, og ikke alle konsekvenser er gevinster for alle parter. Arbejdsrutiner ændres, medarbejdere kommer til at lave noget andet eller der er store initialudgifter.
• Det kræver en aktiv ledelse at realisere gevinster. Dels fordi der ofte er et ansvarsskifte mellem projekt (udvikling) til anvendelse (drift), og dels fordi der ofte er et betydeligt tidsspænd mellem projektets afslutning og realiseringen af gevinsterne.

Dette nyhedsbrev er længere end normalt. IT-Center Fyn har udarbejdet en række vejledninger og retningslinjer. De omhandler Servicedesken, LMS implementering, beskrivelse af vores konsulenttjenester og processen omkring brugerstyring. Endelig præsenteres en vejledning i behandling af persondata.

På det it-pædagogiske område er der nyt fra de faglige netværkskoordinatorer for STX,HF &VUC. Fremover vil de bidrage med indlæg, der sætter fokus på aktuelle forsøg, konferencer, spændende programmer eller inspirerende brug af it i undervisningen. Fra næste nummer vil IT-Center Fyns SOSU-konsulent ligeledes bidrage med nyt fra netværket Digitale SOSU-skoler. Se også oversigten over forårets arrangementer, hvor vi håber at se mange af jer til it-pædagogisk opdatering og videndeling!

Som sædvanlig præsenteres også nogle nye aftaler med leverandører af digitale løsninger til skolerne.

Jens Ole Henriksen, direktør IT-Center Fyn

Persondata og IT-sikkerhed

IT-Center Fyn har udarbejdet en vejledning, der har til formål at hjælpe ansatte på partnerskolerne med at forstå den komplicerede persondatalovgivning i forbindelse med behandling af personoplysninger. Vejledningen giver skolerne et redskab til at kunne arbejde sikkert med persondata og kommunikere dette til medarbejderne. Vejledningen giver mulighed for at vurdere, om skolen har behov for at ændre på de rutiner, der anvendes i arbejdet med persondata. Der afsluttes med en vejledning i almindelig IT-sikkerhed for medarbejdere og elever/kurister.

Du finder vejledningen her.

Studieadministrativt system, UMS og UNI-login - et hurtigt overblik

Sammenhængene mellem partnerskolernes studieadministrative systemer (SA-systemer), driftsfællesskabets brugerhåndteringssystem (UMS), UNI-login, Office 365’s SharePoint Online og onlinetjenester som f.eks. Google Apps. er en kompliceret affære. I vedlagte notat beskrives sammenhængen. Læs mere her. 

Servicedesk

IT Center Fyn har som et af sine strategiske mål at fokusere på IT Service Management i forhold til partnerskolerne for kunne yde en bedre IT service. En del af IT Service Management er blandt andet:

• At brugernes IT hurtigt bliver tilgængelig igen, hvis det holder op med at virke.
• At følge op på, om man overholder de serviceaftaler, der er indgået med brugerne.
• At sikre en hurtig og effektiv sagsbehandling.

Læs mere om IT-Center Fyns Servicedesk her.

Når det går helt galt

Der har på det seneste være en del problemer med bland andet det trådløse netværk. Når det sker, sender vi en SMS til alle, der er tilmeldt vores SMS-service. Du kan tilmelde dig denne service, hvis du vil følge udviklingen, når noget er gået galt

Tilmelding: Send en SMS med teksten ITCFYN til 445

Afmelding: Send en SMS med teksten ITCFYN AFMELD til 445

Desuden kan du altid finde aktuel driftsinformation på vores hjemmeside http://itcfyn.dk

Konsulenttjenester

IT-Center Fyn tilbyder, som en del af den samlede IT- supportpakke til skolerne, en række ydelser, som kan hjælpe skolerne i deres arbejde med at drifte og udvikle skolen. Det kan virke uoverskueligt, hvad der tilbydes, og derfor udgiver vi dette katalog med en oversigt over opgaver, som skolerne kan få hjælp til hos IT-Center Fyn. Opgaverne vil for de flestes vedkommende have et omfang, der kræver en opgavebeskrivelse, så der er en klar forventningsafstemning, inden man går i gang. Nogle af opgaverne vil vi tage betaling for, men de fleste indgår i det arbejde, der ydes på skolerne. Hvis opgaven kræver timebetaling, vil opgave­beskrivelsen selvfølgelig indeholde et økonomisk estimat for opgaven.

Læs mere om vores konsulenttjenester her

Nyt om pædagogisk it fra netværkskoordinatorerne

De faglige netværkskoordinatorer for STX, HF og VUC vil fremover skrive om aktuelle it-pædagogiske emner med afsæt i deres fagområde. Læs om formativ feedback i matematik, applikationen Elements 4D, i kemi, Sway fra Office 365 i dansk og digitale tidslinjer i historie.

Formativ feedback: Make it – Don’t fake it

Af Jacob Munter, Netværkskoordinator for matematik, Nyborg Gymnasium

Som matematiklærer i gymnasiet med en ambition om, at eleverne skal kaste sig ud i at udforske matematikkens verden, kan det ofte være en forhindring at eleverne er meget forsigtige med at lave fejl. Se f.eks. denne artikel om at eleverne ikke tør række hånden op i timerne. Elever ved, at deres præstationer bliver målt og vejet. Karakterer, social status og omdømme i klassen og på skolen er ofte mere vigtigt end at lære nyt om (matematikkens) verden. Denne elev beskriver situationen meget fint.

Mange matematiklærere forsøger at møde udfordringen ved at anvende formativ feedback i kombination med it-værktøjer i matematikundervisningen. Mange tegn tyder på, at en lærer, tæt på elevens arbejde med de matematiske begreber, kan gøre en forskel. Fællesdokumenter i Google eller Office365, med mulighed for kommentarer i real-time, er en vej frem, men der findes masser af andre muligheder. Her er et par stykker: Formative Feedback: The Way Digital Tools Are Used Can Make the Difference og Edutopia: Formative Assessment.

Virtuel virkelighed

Af Rasmus Kragh Wendelbo, netværkskoordinator for naturvidenskab, Svendborg Gymnasium

Augmented reality er en virkelighed med et udvidet lag af digitalt (virtuelt) indhold. Ofte bruges et kamera til at filme virkeligheden, og en applikation lægger det digitale lag ovenpå. Elements 4D, der er en applikation til iPad, kan vise grundstofferne på en anden måde. App’en filmer en klods af papir og viser et digitalt lag af grundstoffers farve og tilstandsform inde i klodsen. Klodsen kan vendes og drejes i den virkelige verden, hvorefter det digitale lag følger med. Skabeloner til klodser af papir kan printes fra firmaets hjemmeside. Når to klodser med grundstoffer, som kan reagere, sættes ved siden af hinanden, vil de reagere og vise formel og udseende af produktet. Se denne video, hvor app'en bliver vist. Det er en underlig fornemmelse at sidde og dreje et stykke papir i hånden og se noget helt andet på skærmen. Der er endnu ikke meget læring i appen, men jeg finder den fascinerende, og det gør eleverne også. Lav nogle klodser og send dem rundt i klassen sammen med en iPad og se, hvad der sker.

Firmaet bag Elements 4D har også udviklet applikationen Anatomy 4D, som også er sjov, men mindre overraskende.

Sway

Af Martin Krag Rasmussen, netværkskoordinator for dansk og sprog, Kolding Gymnasium

Et af de it-værktøjer, som jeg er mest optaget af for tiden, er Microsofts svar på Blendspace, kaldet Sway. Sway er kort fortalt en nyere Office 365 applikation, som gør det muligt for såvel lærere som elever at præsentere, indsamle, formatere og dele præsentationer, undervisningsmaterialer m.m. via en interaktiv, webbasereret brugergrænseflade, der kan tilgås fra stort set enhver tænkelig enhed.  Det eneste, man skal gøre for at komme i gang, er at logge sig ind på http://www.sway.com med en gyldig Microsoft-konto. Herfra gælder det groft sagt bare om at kaste sig ud i det, da brugerfladen, i kraft af funktioner som autoformatering samt ”træk og slip”, er så intuitiv, at det sjældent kræver yderligere forklaring. Kommer man alligevel i tvivl om, hvordan man gør en specifik ting, kan man selvfølgelig altid søge hjælp og vejledning i Microsofts liste over vejledningsvideoer til Sway. Efter at have leget med Sway i en times tid, fik jeg således uden det store besvær stykket mit første Sway-baserede værklæsningsforløb sammen, hvilket I kan se resultatet af her.

Når alt det er sagt, så er det endnu for tidligt for mig at sige, om Sway blot er endnu et Blendspace-lignende værktøj i en efterhånden længere række af allerede kendte og gennemtestede alternativer, men det, som især tiltrækker mig ved Sway, er, at Microsoft vil blive ved med at udvikle Sway, og at Sway allerede nu er et af de bedst egnede værktøjer til at indlejre undervisningsforløb på min klasses, indtil nu, sjældent besøgte SharePoint-side. For aktiviteten på klassens SharePoint-side vil uden tvivl begynde at stige, når jeg har fået udviklet nogle flere af mine undervisningsforløb i Sway, da eleverne hermed ikke længere er tvunget til at logge ind på Lectio for at se og læse dagens lektier m.m. Så med introduktionen af Sway, kombineret med de muligheder, som OneNote-klassenotesbogen giver, begynder den konstante vedligeholdelse af SharePoint-sider til mine klasser for alvor at give mening.

Digitale tidslinjer

Af Marie-Louise Bach, netværkskoordinator for historie og samfundsfag, Nyborg Gymnasium

Et af de faglige mål i STX-bekendtgørelsen for historiefaget er, at eleverne skal kunne ”forklare samfundsmæssige forandringer og diskutere periodiseringsprincipper.” Periodiseringsprincipper omhandler, hvordan forskellige historiske perioder kan defineres (startede vikingetiden f.eks. først da Harald Blåtand gjorde danerne kristne eller var det tidligere?) Ved at lade eleverne arbejde med digitale tidslinjer bringes dette faglige mål i spil. Der findes et væld af digitale tidslinjer – et af dem er timeline.knightlab.com, hvor platformen er et google-spreadsheet, som både kan indeholde årstal, datoer, klokkeslæt, begivenheder, billede og uddybende forklaringer, hvorved der også bliver bragt et element at skriftlighed i spil i historieundervisningen. Værktøjet er nemt at gå til og giver også eleverne mulighed for at udtrykke sig grafisk. Link til videopræsentation af programmet 

Organisering ved implementering af Google og Office 365

I takt med at flere og flere skoler indfører nye LMS (Learning Management System) især Google Apps og Office 365, er der behov for at beskrive den lokale LMS organisation når skolen implementerer og efterfølgende drifter systemet. Samtidig skal samarbejdsrelationen mellem skolen og IT-Center Fyn klarlægges. Læs mere her.

Bemærk at vi inviterer til et arrangement den 3. marts om det pædagogiske potentiale i skolernes LM-systemer (Google Apps for Education, Office365 og Moodle)

Systemfrysningsperioder

For at forstyrre driften mindst muligt har IT-Center Fyn vedtaget nogle systemfrysningsperioder, hvor vi ikke foretager planlagte opgraderinger eller implementerer nye systemer. Udvalgte systemer, som kun berører en enkelt skole, eller ikke kan have indflydelse på den daglige drift i den pågældende periode, vil være mulige at opgradere. 

Systemfrysningsperioder i 2016/17 er: uge 20-25 + 31-34 + 49-51 samt uge 2-3 i 2017.

Docunote-opgraderinger

IT-Center Fyn har et godt samarbejde og en god aftale med Intranote i forhold til deres ESDH system Docunote. Når en ny skole kontakter dem, er det derfor vigtigt at gøre opmærksom på, at I er tilknyttet IT-Center Fyns servicefællesskab. Man kan som skole kontakte Intranote direkte, såfremt man ønsker at høre mere om Docunote. Ønsker man at gå videre med Docunote, skal IT-Center Fyn altid kontaktes. 

En del af IT-Center Fyns skoler bruger allerede Docunote som ESDH-system. Skolerne har adgang til Extranote via login, når man bruger Docunote. Her finder man al nødvendig information som nyheder, servicedesk, manualer og muligheden for at bestille opgraderinger.

Intranote laver ca. tre opgraderinger til Docunote om året. En  opgradering har en fast pris. Denne kan man se i prislisten på Extranote. Prisen dækker timeforbrug i forbindelse med en opgradering. Man er ikke forpligtet til at få alle opgraderinger installeret. Springer man en eller to over, betaler man stadig den samme pris, når/hvis man vælger en opgradering. Derfor kan vi kun råde til, at man orienterer sig grundigt i forhold til, hvilken opgradering man har brug for.

Studiekort

IT-Center Fyn har indgået et samarbejde med firmaet Cardcoin, som leverer en totalløsning inden for produktion af studiekort og personalekort. Cardcoins løsning anvendes bl.a. af SOSU Syd og SOSU Fyn.

Mere info herunder priser kan fås ved henvendelse til Direktør Jens Ole Henriksen tlf. 51 38 32 59 eller johe@itcfyn.dk

Skype-telefoni

IT-Center Fyn og ATEA har i fællesskab lavet en løsning til alle skoler om leverance af Skype for Business som en service. Hermed kan vi tilbyde:

• Telefoni
• Omstilling
• Videokonference
• Chat
• Mødelokaler

Skype interagerer med den øvrige Officepakke fra Microsoft. Løsningen er i færd med at blive implementeret hos HF & VUC Fyn, og flere andre skoler er i dialog med ATEA. IT-Center Fyn udsender uddybende materiale herunder priser direkte til skolernes afdelingspostkasser i den nærmeste fremtid. Spørgsmål til løsningen kan rettes til Teknisk chef Kent Hansen tlf. 51 38 32 64 eller keha@itcfyn.dk

SurveyXact

IT-Center Fyn har indgået en fordelagtig rammeaftale med Rambøll om spørgeskemasystemet, SurveyXact. SurveyXact benyttes af ca. 65 danske kommuner, alle fem Regioner, alle danske universiteter, mange foreninger og forbund, en række ministerier og styrelser samt flere private virksomheder, og det er derfor det mest udbredte spørgeskemasystem i Danmark. SurveyXact gør det nemt at indsamle viden ved at følge tre enkle trin:

1. Oprettelse af spørgsmål nemt og enkelt ved hjælp af det indbyggede værktøj eller ved at importere et worddokument med spørgsmålene.
2. Udsender undersøgelsen til en gruppe mailadresser eller placér et link i et nyhedsbrev, på en hjemmeside, på Facebook eller lignende.
3. Analyserer nemt data efterfølgende eller undervejs med det indbyggede analyseværktøj.

Datasikkerhed: Systemet overholder samtlige lovkrav, og gennem kryptering, anonymisering og løbende backup er I sikret, at I aldrig mister data, og at data aldrig havner i de forkerte hænder.

I SurveyXact kan man lave alle former for undersøgelser, store som små:

• Evaluering af undervisningsforløb
• Medarbejdertilfredshedsundersøgelser/MUS-samtaler
• Arbejdspladsvurderinger (APV)
• Frafaldsundersøgelser
• Elevundersøgelser
• Entry-Exit målinger på kundetilgang- og afgang
• Kursusevalueringer
• Web- og hjemmesideundersøgelser

Mere info herunder priser kan fås ved henvendelse til Direktør Jens Ole Henriksen tlf. 51 38 32 59 eller johe@itcfyn.dk

Forårets it-pædagogiske arrangementer

3. marts: Faglig it-vejledernetværksmøde. Edcamp med temaet: Pædagogisk potentiale i LM-systemer (O365, Google Apps for Education og Moodle)

9. marts: Ledernetværksmøde (STX-HF-VUC): Tema: Datastøttet og adaptiv læring.

3. maj: Konference: Flipped Learning - nye veje til elevaktivering?

Følg opdateringer om arrangementerne på hjemmesiden og på vores Facebook side.

Kontakt gerne Anne Mette Lundstrøm, it-pædagogisk konsulent, anlu@itcfyn.dk, med spørgsmål og input til arrangementerne.

Goddag og farvel

Vi er en stor organisation, og for at du kan få et indblik i, hvem der sidder med hvad, så fortæller vi fra gang til, hvem vi siger goddag og farvel til.

Vi siger velkommen til:

• Brian Hillersdal, IT-tekniker på Frederiksberg HF Kursus, d. 1. december 2015.
• Martin Berg, IT-supporter elev, d. 1. januar 2016.
• Ognjen Grgic, Systemkonsulent på Børstenbindervej, d. 1. februar 2016.

Vi siger samtidigt farvel til:

• Casper Grønborg, Systemkonsulent, d. 30. november 2015.
• Ludvig Schrøder, IT-tekniker, d. 30. november 2015.
• Anders Kristiansen, IT-supporter elev,  d. 31. december 2015
• Nikola Domanovic, IT-tekniker, d. 31. december 2015
• Stephan Ancher, IT-tekniker, d. 31. december 2015