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VISCHERDigital Business Law BitesDigitale Arbeitszeiterfassung: Regulatorische Anforderungen und neue ErfassungsmethodenSeit dem 1. Januar 2016 gelten für Schweizer Unternehmen die angepassten Bestimmungen zur Arbeitszeiterfassung. Obwohl das SECO mit den Änderungen zwei Ausnahmen zur Arbeitszeiterfassungspflicht eingeführt hat, bleibt die strikte Pflicht zur Arbeitszeiterfassung für die Mehrheit der Unternehmen bestehen. Was wird von den Schweizer Unternehmen genau erwartet? Inwiefern können die gesetzlichen Anforderungen mit neuen technischen Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung erfüllt werden? Und inwiefern wird der Arbeitgeber bei der Zeiterfassung durch das Datenschutzrecht des Arbeitnehmers eingeschränkt? Gesetzliche Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung Vom Grundsatz der Zeiterfassung ausgenommen sind nur jene Mitarbeitenden, welche entweder vom Arbeitsgesetz nicht erfasst werden oder welche ein Jahressalär von mindestens 120 000 CHF erhalten und über 50 % ihrer Arbeitszeit frei verfügen können (also während dieser Zeit keine Pflichtanwesenheit haben), sofern dies in einem Gesamtarbeitsvertrag entsprechend geregelt ist. Weiter kann mit der Arbeitnehmervertretung einer Branche vereinbart werden, dass für Mitarbeitende, welche über mindestens 25 % ihrer Arbeitszeit autonom verfügen können, die vereinfachte Arbeitszeiterfassung eingeführt wird. Diese Mitarbeitenden müssen demnach nur noch die Gesamtdauer ihrer täglich geleisteten Arbeitszeit erfassen. Diese Ausnahmen von der strikten Pflicht zur Arbeitszeiterfassung finden aufgrund der zahlreichen Voraussetzungen in der Praxis jedoch nur auf eine kleine Anzahl von Arbeitnehmenden Anwendung. Laut Bundesratsschätzung dürften weniger als 10 % der Arbeitnehmenden die Auflagen tatsächlich erfüllen. Für den Grossteil der Unternehmen bleibt somit der Grundsatz der Pflicht der Arbeitszeiterfassung bestehen. Es muss davon ausgegangen werden, dass die Einhaltung der Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten künftig vermehrt geprüft werden wird. Neue technische Möglichkeiten und die klassische Stempeluhr Heute sind bereits verschiedene Produkte erhältlich, welche eine digitale Zeiterfassung ermöglichen und eine auf das jeweilige Arbeitsmodell angepasste Lösung bieten. Mittels Software wie bspw. TimeTac können Mitarbeitende die Arbeitszeit via PC oder Mobile-App jederzeit und überall per Mausklick live aufzeichnen. Der Mitarbeitende kann jederzeit sein persönliches Zeitkonto einsehen und die erfassten Stunden überprüfen. Eine ähnliche Dienstleistung bietet auch die Firma Xmatik an, wobei der Kunde hier zwischen manueller und automatisierter Zeiterfassung auswählen kann. Auch für Aussendienstmitarbeitende gibt es spezialisierte Produkte auf dem Markt. Die Firma TomTom bietet unter dem Namen Webfleet ein Zusatzangebot für das Navigationssystem an, womit der Standort von Mitarbeitenden unterwegs geortet und gleichzeitig ihre Arbeitszeit erfasst werden kann. Dank des Ortungsdienstes können zurückgelegte Kilometer ähnlich wie in einem Fahrtenbuch erfasst werden, was ein effizientes Flottenmanagement ermöglicht. Mittels Knopfdruck kann der Benutzer zudem zwischen den Modi «privat» und «geschäftlich» umschalten. Eine flexible und einfache Benutzung unterwegs verspricht auch die Anwendung LogMyTime. Diese zahlreichen Angebote auf dem Markt illustrieren das grosse Bedürfnis, die regulatorischen Bestimmungen mittels technischer Möglichkeiten effizient umzusetzen. Zu beachten ist in jedem Fall: Auch wenn der Arbeitgeber die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung auf die Arbeitnehmenden überträgt, bleibt die Verantwortung beim Arbeitgeber. Die korrekte Umsetzung ist deshalb vom Arbeitgeber laufend zu überprüfen und in einem Reglement zu regeln. Keine Überwachung des Arbeitnehmenden – worauf beim Einsatz technischer Möglichkeiten zu achten ist Volle Fahrt voraus in die digitale Arbeitszeiterfassung Autorinnen: Nicole Brauchli-Jageneau, Sarah Zurmühle
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