Därför tjänar du på att skriva tydliga ärenderader i mail

Det är inte många mail jag svarat på under sommarledigheten. Eftersom jag är företagare och mår bra av att ”ha koll”, har jag naturligtvis bevakat mailboxen, men bara i några få fall har mailärendena varit så trängande och brådskande att jag behövt svara under semestern.

För ett par veckor sedan kom det till exempel ett mail där ärenderaden inleddes med “Behöver svar:”, följt av vad mailet handlade om. Jag läste mailet direkt och formulerade ett svar en stund senare.

Naturligtvis.

För, ärenderaden stack ut från mängden. Dels blev jag nyfiken på vad det var för brådskande fråga, dels befarade jag att det hade uppstått någon kris som måste lösas direkt.

Vissa mail är viktigare än andra

Ibland drar vi iväg ett mail på en höft och förväntar oss nästan inte ett svar. Andra tillfällen mailar vi för att uppmärksamma mottagaren på något eller få ett brådskande besked tillbaka. Då är det av avgörande betydelse att den vi skickar till ser mailet, läser det och agerar.

Ärenderaden är det verktyg vi har till förfogande för att få just vårt mail att sticka ut i mottagarens inkommande mailström.

Lättast först

I mailfloden de flesta av oss möter om dagarna är det lätt att vi först hugger tag i de mail som vi kan hantera snabbt. Det kan vara skräp eller uppenbart korta ärenden. Ett mail går fortare att hantera om vi redan innan vi läst det har en uppfattning om vad vi ska göra med mailet. En tydligt formulerad ärenderad får där ”in oss på rätt spår”.

Ett mail tar däremot längre tid att hantera och har en högre tröskel om ärenderaden är luddig eller rent av gammal (från en tidigare konversation) och oväsentlig. Vi tänker då "puh!”, pustar och går sedan vidare till nästa.

Det avklarade skänker lättnad

En orsak till att vi väljer de ”snabba” mailen först kan vara att den lättande känsla vi får när vi ”bockar av” ett mail är en slags belöning för ansträngningen att läsa och agera. I artikeln ”Pre-Crastination: Hastening Subgoal Completion at the Expense of Extra Physical Effort” (Psychological Science 2014, Vol. 25(7) 1487–1496) påvisar forskarna Rosenbaum, Gong och Potts hur stark vår drift att först välja det som ger snabb belöning är - också då detta val innebär en större ansträngning för hela arbetsinsatsen. Det är för övrigt en intressant artikel om en lite lustig studie. Du finner en lättillgänglig sammanfattning här.

Så, när det är viktigt för dig att mottagaren läser mailet du skickat och agerar på det sätt som du önskar, formulera ärenderaden tydligt.

Gör så här

Här är tre exempel på hur du kan göra ärenderaden tydlig.

• Låt ärenderaden vara som en rubrik för en tidningsartikel. Liksom tidningens rubriker ska locka läsaren att läsa artiklarna - formulera dina ärenderader så intresseväckande att mottagarens nyfikenhet väcks och den inte kan låta bli att läsa mailet.


• Lägg in ett riktande prefix före själva ärenderaden, till exempel som i mailet jag fick "Behöver få svar: …." eller de klassiska “FYI” (for your information) och ”FYA” (for your action).


• Om och när du mailar någon på nytt genom att leta upp ett gammalt mail du fått från denne och svara på det, ändra ärenderaden från det mailkonversationen handlade om då till vad som skulle beskriva konkret ditt ämne nu. Behåller du den tre månader gamla ärenderaden (med ett extra ”Re:” framför), kan mottagaren helt missuppfatta ditt ärende (som av ärenderaden felaktigt tycks vara det vi redan pratat klart om för tre månader sedan) och kanske läser mailet långt senare än den annars skulle gjort.

Snabbare läst oftare

Formulerar du ärenderaden konkret och tydligt har ditt mail större chans att bli läst - tidigt. Du får det svar du behöver snabbare, eftersom det blir tydligare för mottagaren vad han eller hon ska göra. Mailet blir lättare att hantera för mottagaren och er distanskonversation flyter smidigare.

Hur gör du?

Vad har du för gott exempel på en föredömligt konkret formulerad ärenderad? Skriv till mig och berätta. Du når mig på david@stiernholm.com. Eftersom det är så mycket lättare att bedöma vad ett mail innebär innan läsning om ärenderaden är tydlig, är det synd att vi så ofta inte nyttjar denna lilla förenklande funktion när vi mailar. Så, ditt goda exempel är varmt välkommet och jag läser det med intresse.

Tack för idag och på återseende nästa vecka.