Läs brevet på webben.

Klart!

Klart!
Dela: Tweet Like

Aktuellt:


Ny kalender för att få saker gjort

Kalenderförlaget Burde bad mig dela med mig av goda strukturtips i 2018 års utgåva av Få det gjort-kalendern. Det gjorde jag med glädje, såklart.

Vill du använda papperskalender för din struktur, ta en titt på Burdes alldeles färska Få det gjort-kalender.

Frukt och bär skapar ordning bland filerna

På ledarskapssiten Motivation.se skriver jag just nu om hur en tumregel om frukt, bär och dagligvaruhandeln hjälper oss få till en bättre mappstruktur för våra digitala dokument.

Läs artikeln hos Motivation.se.



Välkommen till den 396:e utgåvan av Klart!, om vad vi ska undvika för att slippa spilla tid på strukturerandet.

Ladda ner och lyssna på som MP3

Prenumerera på Klart! som podcast
Prenumerera på Klart! som podcast i iTunes
Ladda hem Klart! som pdf


Bild

Så gör du för att strukturerandet inte ska ta onödigt med tid

Precis som flera gånger förut, fick jag under en föreläsning i förra veckan frågan:

”Allt det här strukturerandet - tar det inte väldigt mycket tid?”

Jag förstår farhågan, för när jag beskriver hur flödena ser ut i det renodlade och systematiska arbetssätt jag förordar kan det se komplext ut. Det beror på att vår vardag är komplex. Ändå behöver vi få den att gå ihop. Allt väsentligt måste komma med i modellen för att den ska fungera i vardagen. Om något, är beskrivningen ändå en förenklad bild av den verklighet vi möter om dagarna - hela tiden.

Tar strukturting tid?

Frågeställaren hade också en naturlig följdfråga:

”Hur mycket tid lägger du egentligen på att strukturera varje vecka?”

Mitt svar är ”knappt någon”. För, när jag arbetar är strukturen inbyggd i mitt arbetssätt. När jag kommer på något att göra som jag inte gör direkt, skriver jag upp det. Jag lägger in det i strukturen, om man så vill. När jag ska välja vad jag gör härnäst, använder jag strukturen i form av en prioriteringsmetod som hjälper mig att välja rätt.

Alternativet till att strukturera skulle vara att jag inte skrev upp det jag inte gör direkt och sedan välja uppgift på måfå. Det skulle möjligen ta kortare tid i stunden, men väldigt snart skulle det vara alldeles ohållbart för mig. Jag skulle missa saker och få stressad lägga mycket tid på att rätta till.

Förfining tar tid, först

Strukturerandet tar tid när vi bygger ny struktur eller förfinar våra rutiner, som vilket utvecklingsarbete som helst, men när vi är ”i drift” är det strukturen som är stommen i driften.

Trots allt tidspillan

Men, frågan var berättigad, för det finns trots allt en risk att vi strukturerar i onödan. Det är när vi lägger tid på att skriva information vi sedan inte har nytta av. Vi sätter en etikett vi sedan aldrig söker efter, vi skriver en instruktion till oss själva som egentligen är självklar, vi har lagt upp kategorier vi aldrig grupperar efter, vi sorterar in i mappar vi aldrig klickar oss fram till (för vi använder istället sökfunktionen för att finna det vi behöver).

Gör så här

Vill du undvika att lägga onödig tid på att strukturera, rannsaka dig själv den här veckan:

  • Använder du all info du skriver när du skriver en att göra-uppgift? Kan du utelämna någon från och med idag?

  • De etiketter du sätter på uppgifter, dokument, mail och annat - sorterar du någonsin efter dem? Är det någon du kan sluta sätta framöver?

  • Har du nytta av alla mappar du skapat eller brukar du bara söka fram det du behöver? Är det några mappar som kan slås ihop till en större, mer omfattande?

Mer tid åt rätt sak

Om du skalar av ”strukturdelar” du en gång skapat men som du inte längre har egentlig nytta av, kommer du att lägga ett uns mindre tid på strukturerandet i sig. Den tid du lägger ner går åt till sådant som gör att du tar dig framåt och du slipper ödsla tid på oväsentligheter, trampande vatten.

Hur gör du?

Hur gör du för att lägga så lite tid som möjligt på själva strukturerandet, så att du får mycket tid till att göra det du helst vill ägna dig åt? Skriv till mig på david@stiernholm.com och berätta. Jag vill höra och är därför idel öra.

Tack för idag och på återseende nästa vecka.

David Stiernholm
David

Klart! Stiernholm Consulting. All rights reserved.
Webb | Tel: +46-31-206910


Du har fått detta nyhetsbrev eftersom du tackat ja till en gratisprenumeration till oss på Stiernholm Consulting personligen, att du anmält dig på vår site, eller att du fått tips om det från en bekant.

Ändra din e-postadress  |  Avsluta prenumeration

Tipsa en kollega
Om du tror att en kollega eller affärsbekant skulle uppskatta att få detta nyhetsbrev, kan du skicka det vidare på ett enkelt sätt här

Följ oss på Twitter Besök oss på Facebook