Läs brevet på webben.

Klart!

Klart!
Dela: Tweet Like

Aktuellt:


Styr upp tillvaron på jobbet före midsommar

I mina föreläsningar delar jag med mig av verktyg och metoder som hjälper dig att styra upp din arbetssituation, ta kontroll över arbetsdagarna och prioritera rätt i en intensiv vardag.

Planerar ni en intern konferens före sommaren, boka då en föreläsning med mig (som den jag höll för COWIs chefer för någon vecka sedan, som mottogs så här).

Veckorna fram till midsommar är föreläsningsintensiva för mig, men än finns det chans att hitta en lucka då jag är tillgänglig, så hör av dig direkt och vi talar då om saken.

Öppna kurser i Malmö och Stockholm

Vårens nästa öppna strukturkurser går av stapeln i:

Vill du ha lättsam och konkret hjälp att förbättra din struktur på jobbet, kom och var med!



Välkommen till den 430:e utgåvan av Klart!, om de där uppgifterna som ständigt tycks få åka i gräddfilen.

Ladda ner och lyssna på som MP3

Prenumerera på Klart! som podcast
Prenumerera på Klart! som podcast i iTunes
Ladda hem Klart! som pdf


Bild

Så prioriterar du det som ”bara måste” göras

Metoden där du får fram en uppgifts prioritet genom att väga ihop hur viktig den är och hur bråttom den är, är inte heltäckande.

Vissa uppgifter slinker igenom.

 

Vad är bråttom och vad är viktigt?

Det är inte någon större konst att avgöra hur bråttom en uppgift är. Är tiden knapp till dess att den ska vara klar, är den bråttom. Är det färre tillgängliga timmar kvar fram till deadline än det tar att slutföra uppgiften, är det väldigt bråttom.

Att avgöra hur viktig en uppgift är tycks knepigare. Alltför många möter jag som gör bedömningen så godtyckligt att de inte alls har nytta av metoden. Något tillspetsat är det som att de tänker att ”är det bråttom, så är det viktigt, för det är ju bråttom”. Då blir allt bråttom och viktigt och allt - allt! - får högsta prioritet. Hela tiden.

Viktigt är det som bidrar till målen

Det var en av anledningarna till att jag skrev prioriteringsboken. I den är min tes att de uppgifter är viktiga som bidrar till de mål vi ansvarar för. Med den måttstocken blir bråttom/viktigt-metoden med ens en kraftfull prioriteringsguide för oss när det är mycket av allt och vi behöver välja rätt sak att arbeta med just nu. De uppgifter som bidrar till dina mål och som också är bråttom, ska ha högsta prioritet.

Och in kommer ett undantag, eller?

När jag för ett par veckor sedan föreläste om saken för chefer i en av våra myndigheter fick jag den intressanta frågan:

”Men, det finns ju också en massa andra uppgifter som bara måste göras direkt - även om de inte bidrar till några mål! De passar ju inte in i modellen. Var kommer de in?”

Så här ser jag på saken: Har vi bestämt oss för, till exempel tillsammans med vår chef, att uppgifter av den här typen alltid ska ha högsta prioritet, hör också de hemma bland de högst prioriterade uppgifterna - oavsett vilka mål vi har.

Det kan bli trångt om saligheten

Fyller du den ”gruppen” med väldigt många sådana uppgifter, kommer du dock ändå att få mindre tid att arbeta med det som leder till målen.

Och, för en del kan det vara alldeles rätt. Har vi en roll där vi förväntas agera på uppstuds mycket och ofta, behöver vi ha lägre ambitioner när det gäller att åstadkomma andra, mer långsiktiga saker som bidrar till målen. Vi behöver alltså då ha färre mål eller mindre ambitiösa mål.

Om det är viktigt, borde det inte ha ett mål?

Men, om det nu är viktigt att lyckas bra med att hantera dessa ”måste”-uppgifter, kan man fråga sig om vi inte borde sätta mål på vårt hanterande av dem, så att vi vet om vi lyckas tillräckligt bra eller ej. Gör vi det, har vi mål på dem och de har vunnit en rättmätig plats bland de högst prioriterade uppgifterna (när de är bråttom).

Gör så här

Tänk efter ett ögonblick på vad du har för uppgifter som av någon självklar anledning ”bara måste” göras direkt - utan att de bidrar till något av dina mål.

Gör en lista på dem och fråga dig:

  • Vilka av de här borde jag sätta mål på, så att jag vet om jag gör dem tillräckligt bra?

  • Är de så få att jag ändå kommer att hinna med de ”riktigt viktiga” uppgifterna också?

  • Om de är så många att du inte kommer att hinna allt, vad ska du göra dig av med?
    • Är det några ”bara måste”-uppgifter som någon annan kan ta ansvar för istället?

    • Är det några mål du har av hävd och ohejdad vana och som du faktiskt skulle kunna stryka, så att du hinner fler ”på uppstuds”-uppgifter?

Mer medvetet istället för på en höft

Om du synliggör dessa ”bara måste”-uppgifter för dig själv (och förslagsvis också för din chef), kan du göra en mer rättvisande bedömning av din faktiska arbetsbelastning. Det som finns, syns nu också, istället för att bara vara något som inte direkt räknas, men som ändå får ta en gräddfil i din prioritering om och om igen.

Du kan komma fram till vad som egentligen är viktigt, se till att du har mål på det så att du ser om du lyckas och du kan lättare få mer tid till att arbeta med detta du konstaterat är viktigt.

Vad är det för dig?

Vad har du för sådana här ”bara måste”-uppgifter? Ge mig ett exempel! Maila mig på david@stiernholm.com och berätta. Jag är idel öra och jag är nyfiken på att höra vad du har för sådana inslag i din arbetsvardag.

Har du någon i din närhet som skulle behöva bli uppmärksammad på hur den kan förhålla sig till ”bara måste”-uppgifterna? Berätta då för den, för ju fler av oss som arbetar strukturerat, desto smidigare blir allas våra arbetsdagar.

Tack för idag och på återseende nästa vecka.

David Stiernholm
David

Klart! Stiernholm Consulting. All rights reserved.
Webb | Tel: +46-31-206910


Du har fått detta nyhetsbrev eftersom du tackat ja till en gratisprenumeration till oss på Stiernholm Consulting personligen, att du anmält dig på vår site, eller att du fått tips om det från en bekant.

Ändra din e-postadress  |  Avsluta prenumeration

Tipsa en kollega
Om du tror att en kollega eller affärsbekant skulle uppskatta att få detta nyhetsbrev, kan du skicka det vidare på ett enkelt sätt här

Följ oss på Twitter Besök oss på Facebook