Kan du inte synka eller klumpa ihop, skriv samman

Hur ska vi förhålla oss till situationen då vi utöver vår egen att göra-lista har planer för arbetsgrupper och projekt i andra verktyg? Det är en vanlig fråga att grunna på för många jag möter.

Gemensam planering i kalkylblad, på tavla, i ark

De har till exempel ett kalkylblad där de tillsammans med kollegorna planerar vem som ska göra vad när i ett projekt de är involverade i detta halvåret. De kan också vara deltagare i en arbetsgrupp som driver en intern förändring för vilken de successivt loggar vad som ska ske det närmaste i ett delat textblad i OneNote, Google Docs, Word eller liknande.

Ett är ändå rätt

Har du intresserat dig för struktur ett tag har du säkerligen fått erfara hur skönt det är att ha alla att göra-uppgifter samlade på ett enda ställe, i en enda lista eller i ett enda verktyg. Men om det nu står saker du ansvarar för att göra i de gemensamma planerna, ska du lägga tid och ork på att skriva in dem i din egen att göra-lista dessutom, eller ska de ligga kvar bara i planerna?

Avhängigt av tre saker

De raka svaren (för de är fler än ett) är: “det kan hända”, “nej, det behöver du inte” och “ja, definitivt” - under tre olika förutsättningar. Vi tar dem en och en:

• Om du kan synka dina uppgifter automatiskt från den gemensamma planen till din att göra-lista, kan det hända att du ändå gör rätt i att manuellt lägga till dem till din att göra-lista istället. Det kan nämligen vara så att synkningen inte är exakt nog för att du ska ha nytta av den. Om du samarbetar i Trello och har dina att göra-uppgifter i Outlook Tasks, kan Microsoft Flow i skrivande stund bara skicka över samtliga nya kort från Trello till Tasks istället för enkom de du ansvarar för. Men, om du istället har till exempel Todoist som att göra-lista, kan Zapier plocka bara just dina kort från den gemensamma Trello-tavlan istället för allihop.
   
• Om det du har att göra i det gemensamma verktyget är sådant du kan bestämma dig för att arbeta med några särskilda timmar i veckan (eller hela dagar, för den delen) och inte däremellan, behöver du inte skriva uppgifterna till din egen att göra-lista också. Ett exempel är om du till en del ansvarar för att ta hand om vissa supportärenden och du kan bestämma att du en viss stund "går in i supportläge" de närmaste timmarna. Då arbetar du bara med uppgifterna i supportärendesystemet denna stund och kan helt hänge dig åt dem, utan att bekymra dig för vad som finns i den övriga listan.
   
• Men, om uppgifterna inte går att synka och du behöver jobba med dem då och då i din vardag, är det definitivt värt besväret att skriva dina uppgifter från projekten till din egen att göra-lista. Orsakerna är två:

1. Uppgifterna i de gemensamma planerna är ofta så stora i omfattning (mer än vad du hinner inom loppet av en arbetsdag) att du ändå behöver bryta upp dem i mindre delar, det vill säga att göra-uppgifter.
    
2. Lägger du inte till dem till din huvudsakliga att göra-lista, blir de lätt bortglömda i projektplanen och du kommer på att du borde gjort något på dem alldeles för sent - kanske rent av precis innan projektgruppsmötet när du kollar igenom om det är något du borde ha gjort efter förra mötet. Det är inte så behagligt.

Gör nu så här

Om detta är en situation du känner igen, konkretisera vad du kan göra för att få en något lättare vardagstillvaro:

1. Ta reda på om du kan synka dina uppgifter från det gemensamma till din egen lista. Se vad Zapier och Flow klarar, titta på vad som går att göra direkt verktyg till verktyg, fråga någon i din närhet som är slängd på sådant här eller fråga mig - jag kanske vet.


2. Fundera på och ta ställning till om “supportärende-exemplet” jag nämnde passar in på din situation. Då skulle du kunna låta uppgifterna stå kvar där helt och hållet.


3. Är inget av de förra två alternativen tillämpliga, gå igenom de gemensamma planer som berör dig och samla ihop de uppgifter du ansvarar för men som tills nu bara funnits i planen. Skriv dem till din att göra-lista istället och dela upp dem i så små uppgifter att varje uppgift i sig tar mindre tid än en arbetsdag att slutföra.

Lättare vilsam kontroll

Om du får ihop allt du har att göra till ett enda ställe i de två fall jag nämnt här då du behöver det, får du snabbare och lättare en komplett överblick över allt du har att göra. Du känner lättare att du har kontroll över din arbetssituation och kan vila i att inget faller mellan stolarna. Det är för mig en väldigt skön känsla.

Hur gör du?

Hur gör du för att få ihop de gemensamma planerna med din egen att göra-lista? Gör du på något snitsigt sätt som du vill visa för mig? Jag är nyfiken, så maila mig på david@stiernholm.com.

Har du någon kollega som skulle ha nytta av att göra på det här sättet? Berätta om det för den, för ju fler som arbetar strukturerat, desto lättare blir allas våra arbetsvardagar.

Tack för idag och på återseende nästa vecka.