Regler och filter gör mailbördan lättare

I mina föreläsningar frågar jag ofta om deltagarna får många mail om dagarna. I princip varje gång får jag ett “Ja!” i talkör och inte så sällan ackompanjerat av pust, stön och att en och annan tar sig för pannan.

När vi sedan pratar om hur många mail “många” är, kan det vara alltifrån “tjugo om dagen” till “över hundra”. Men, oavsett det faktiska antalet, är det för de flesta jag möter en utmaning att ta hand om den strida mailströmmen.

Liten insats, men stort avtryck

Hur vi än har det, finns det åtminstone något vi kan göra för att få det lite bättre. Det gör ingenting om det är något litet, för när det gäller struktur ger också små förbättringar stora effekter, eftersom det handlar om hur vi arbetar hela tiden, varje dag.

Vardagshjälp

Den som får många mail kan få hjälp att hantera många av dem åtminstone till en del genom att använda regler eller filter (funktionen heter olika i olika mailverktyg). Då tolkar mailverktyget de mail som kommer och gör det vi annars skulle behöva göra - i alla fall delvis.

Du kan få mailprogrammet att automatiskt till exempel:

• skicka alla mail av en viss sort in i en särskild mapp


• slänga mail du inte är intresserad av, men som kommer från en adress som också skickar andra mail du verkligen vill få


• ändra färgen på texten i ärenderaden om mailet handlar om något särskilt


• signalera med ett “pling” och en skrivbordsavisering då mailet innehåller ett speciellt ord - även om du stängt av notifieringarna som en generell inställning


• sätta en viss etikett på mailet om det kommer från en särskild person


• svara med en viss text när ärenderaden innehåller en särskild fras


• … och annat.

Vad som går att göra, beror på vilket av de vanliga mailverktygen du har.

Gör så här

Har du inte använt regler eller filter för dina mail tidigare, prova på det. Det är enkelt. Så här gör du i:

• Gmail


• Outlook


• Mail för Mac


• Lotus Notes

Vet du inte riktigt vad du ska sätta upp för regel, testa med att hitta på något som ska hända när du får mail från mig - eller kanske från din käraste kollega.

Är du redan en flitig användare av regler eller filter, är det värt att ta en extra titt på funktionen igen, för eftersom det tycks hända en del på den här fronten, är det möjligt att det nyss tillkommit möjligheter du inte känner till.

Fortare färdig med mailen

Om du sätter upp regler och filter i ditt mailverktyg, avlastar det dig med en liten del av det arbete dina mail kräver varje dag. Det är möjligen inte så mycket, men får du många mail om dagarna blir lättnaden skönt och avsevärt kännbar.

Hur gör du?

Vad använder du regler och filter för dina mail till? Skriv till mig på david@stiernholm.com och berätta. Märk ärenderaden med #sågörjag, så lyses mailet upp i fin, njutbar färg i min inkorg när jag får det.

Tack för idag och på återseende nästa vecka.