Två ting att tänka på när du använder fysiska påminnelser

Ett ständigt återkommande budskap från mig och från andra som också skriver om personlig effektivitet är att vi alla gör bäst i att ha få ställen där vi noterar vad vi ska komma ihåg att göra - helst en enda att göra-lista.

Men, som så ofta är det hela mer nyanserat än så. Det viktiga är inte att vi följer en enkel regel till punkt och pricka, utan att vi gör rätt sak vid rätt tillfälle. Om vi kan bli uppmärksammade på att vi ska göra något när vi är på ett visst ställe och vi inte kan göra detta något någon annanstans och vi är där tillräckligt ofta för att det ska bli gjort inom rimlig tid, behöver uppmaningen om att göra det inte prompt stå i att göra-listan. Vi har ju inte nytta av noteringen när vi inte är där och när vi är där, ser vi noteringen.

Det är det annorlunda som fungerar

I en färsk studie utforskar beteendevetarna Todd Rogers (Harvard University) och Katherine Milkman (University of Pennsylvania) hur vi bäst utformar fysiska påminnelser om att göra något. Fysiska påminnelser kan vara ett medvetet placerat mjukisdjur (som i studien), en etikett med en symbol, en skylt med ett tecken eller rätt och slätt en skriven lapp (“Släck när du går.”).

Rogers och Milkman finner ett par avgörande egenskaper hos påminnelserna vi kan lära oss av:

• Påminnelser är mer effektiva om de skiljer sig från sådant vi brukar se där de är. Om det till exempel brukar vara en tom yta där och det där helt plötsligt sitter en lapp, uppmärksammas vi lättare på den.


• De är också mer effektiva om de skiljer sig från annat som finns på samma ställe. Där det finns mycket text, sticker en bild lättare ut. Bland många bilder, uppmärksammar vi en text lättare.

Ett önskat snubbel

Med rätt utformade fysiska påminnelser blir vi uppmärksammade på att vi ska göra något i rätt tid och på rätt plats. Det är lite grand som att placera ut saker att snubbla på när vi bildligt flanerar genom arbetsdagen. När det är uppenbart för oss att vi senare ska göra något någonstans, placerar vi välmenande en sak där. När vi sedan i godan ro arbetsflanerar, råkar vi stöta på det vi behöver uppmärksammas på i rätt tillfälle.

Det gäller dock att påminnelsen gäller varje gång du ser den. Finns den på den där platsen och du bara ska göra det den uppmanar dig till vissa gånger du ser den, men inte alla, behöver du ändå komma ihåg när du ska göra det, vilket minskar kraften i metoden.

Gör så här

1. Fundera ett ögonblick om du har någon plats där och situation då du ska komma ihåg att göra en sak som du kan nyttja vad Rogers och Milkman fann:
   • Är det något du alltid ska komma ihåg att ta med dig när du går?
   • Är det något moment du har lätt för att glömma utföra varje gång du ska göra något med en viss maskin?
   • Är det något du bestämt dig för att i fortsättningen göra när du kommer till en viss plats, fastän du hittills haft lätt att hoppa över det för att det är tråkigt (men du vill "bättra dig”)?


2. Vad skulle vara det mest verkningsfulla sättet att påminna dig?
   • En skriven uppmaning?
   • En sak med subtilt budskap?
   • En skylt med en karaktäristisk symbol?
   • Någon annan slags visuell signal som hjälper dig göra det du vill få gjort?


3. Gör det du behöver för att skapa själva påminnelsen (eller skriv det som ska göras som en att göra-uppgift i din att göra-lista, om du hellre vill göra det senare).

När du behöver det, ser du det

Placerar du ut fysiska påminnelser som sticker ut i såväl tid som rum får du lättare gjort rätt sak i rätt tid - även om uppgiften stod någon helt annanstans än på din allenarådande att göra-lista. Du behöver ha färre saker i huvudet och kan vila i att där något behöver bli gjort, blir du varse det. Skönt så.

Hur gör du?

Vad har du för fysiska påminnelser som hjälper dig i din arbetsvardag? Skriv till mig på david@stiernholm.com och berätta, för det här tycker jag är särskilt intressant just nu. Jag är nyfiken på vad du har kommit på för knep, så jag är idel öra.

Tack för idag och på återseende nästa vecka.