Så tar du kontroll över chatt-floden

Chattbaserade samarbetsplattformar som Microsoft Teams, Slack och andra introduceras alltmer i alltfler verksamheter. Den senaste tiden har flera av mina klienter vittnat om att införandet av dessa verktyg har gjort att mailinflödet minskat dramatiskt.

Samtidigt var det flera av mina läsare och lyssnare som när jag för ett tag sedan frågade hur de upplever dessa nya kanaler uttryckte viss frustration över att det nu inte bara är mailen de har att hålla koll på, utan här kommer det till en eller flera ytterligare kanaler där det också kommer in information. Inte nog med att mailen drippdroppar in; nu är där en strid ström av chattposter dessutom. Hur ska de hinna med att hålla sig à jour?

Inte tomt på samma sätt

Den som är van vid mail har kanske en ambition att komma ner till tom inbox då och då och har fått erfara ofta hur förvånansvärt välgörande det är. Detta bygger i princip på att du tar ställning till och agerar på alla mail som kommer (även om agerandet kan vara att du slänger mailet). Hur ska det gå till i Slack och Teams?

Det fina är att mycket av det vi gör i mailen behöver vi inte göra i nämnda chattverktyg:

• I mailen sparar du undan mail du behöver ha kvar så att du lätt hittar dem senare. I chattverktygen finns allt som skrivits kvar av sig självt. Har det strömmat förbi dig, finns det i sjön, nedströms. Du behöver inte göra något extra för att spara, utan allt finns kvar. (Det skulle det i och för sig göra i mailen också om du lät allt ligga kvar där det kom in, men då skulle du aldrig få tomt och aldrig känna att du kommit ikapp.)


• I mailen behöver du hantera alla mail för att få tomt. I chattverktygen är det bara vissa meddelanden du behöver bevaka och hantera på motsvarande sätt:
  
  - De som är DM (direktmeddelanden) till just dig (från en person till en annan).
  - De där du är omnämnd, med en ”@davidstiernholm” eller liknande.
  - De som innehåller de nyckelord du valt att bevaka.

Vid de första två meddelandevarianterna ovan är det någon som väntar på svar från dig, så du har inte ryggen fri förrän du svarat. Vid det tredje har du på förhand bestämt att om ett visst ord nämns, vill du aktivt ta del av det som skrivits.

All övrig kommunikation kan du i stunden låta passera - som att du kliver ur strömmen och upp på stranden - för den kan du ta del av närhelst du vill senare, eftersom den finns i sjön.

Gör så här

Om du hittills brottats med hur du ska förhålla dig till den chattbaserade samarbetsplattform du använder, gör idag tydligt för dig själv vad som är en lagom ambitionsnivå, på två punkter:

1. Vilka slags meddelanden vill du alltid hantera eller besvara och vilka gör det dig inget att de går dig förbi?


2. Hur länge är det OK att ditt svar dröjer, som mest? Det vill säga, hur ofta ska du se om där kommit något nytt (då du inte arbetar med kanalen öppen framför dig - en aspekt jag kommer att återkomma till här)? Hur långa tidsperioder ”borta” från plattformen tycker du att det är OK att du har, som mest?

Ryggen mer fri

Om du gör tydligt för dig själv vad du förväntar dig (av dig själv) när det gäller din aktivitet och närvaro i den chattbaserade samarbetsplattformen kommer du att känna dig mindre stressad av den när du inte ”är där”. Du har mer ryggen fri för du vet vad du behöver hålla koll på och vad du kan låta passera. Det är du som har kontroll över kanalen istället för tvärtom och du kan mer nyttja den på ett sätt som gagnar såväl dig som verksamheten.

Hur gör du?

Vad har du bestämt dig för när det gäller ditt användande av Slack, Teams och andra liknande tjänster? Skriv till mig på david@stiernholm.com och berätta. Verktygen har funnits ett bra tag redan, men många jag möter har ännu inte riktigt hittat ett förhållningssätt de trivs med och de skulle vara glada för dina bästa tips.

Har du någon i din närhet som skulle ha nytta av att ta del av det jag diskuterat här? Berätta då också för den, för ju fler av oss som arbetar strukturerat, desto smidigare blir allas våra arbetsdagar.

Tack för idag och på återseende nästa vecka.