Svara lagom snabbt på mail

Hur snabbt ska man svara på mail man fått, egentligen? Det finns det mig veterligen inget objektivt, universellt korrekt svar på. Snarare ser jag i de skiftande sorts organisationer jag hjälper med struktur att uppfattningen om vad som är lagom snabbt svar skiljer sig branscher, verksamheter och till och med grupper emellan.

Ångest i onödan

Ändå är det en del som känner sig ständigt ”efter med mailen”. Jag möter många som ideligen har dåligt samvete över att de svarar senare än de tycker att de borde. Förmodligen är det alldeles i onödan, för de som känner sig stressade av mailen är ofta också de som överskattar förväntningarna på hur rappa i vändningarna de ska vara.

Nog är det väl då bättre att få svart på vitt på hur snabba ”folk” är i de sammanhang du rör dig och istället fatta ett genomtänkt beslut om vilken ambitionsnivå du vill ha och tycker är tillräcklig?

Gör så här

Tycker du som jag att du gör rätt i att stämma av att du svarar lagom snabbt på mail, gör så här:

1. Titta igenom de mail du fått de senaste 1-2 veckorna och leta efter sådana som varit svar på mail du själv skickat.


2. För varje av dessa mail, räkna fram hur många minuter det tog för avsändaren att svara och lägg in svarstiderna i en kolumn i ett kalkylblad.


3. När du har en lång vertikal rad av olika minutvärden, räkna fram genomsnittsvarstiden.


4. Nu har du en grov indikation på hur snabbt folk i dina kretsar svarar på mail (vi lämnar andra, mer avancerade statistiska analyser av datat dithän just nu).


5. Bestäm dig för vad du vill sikta på när det gäller svarstid för din egen del. Jag gissar på att du är lagd åt det ambitiösa hållet och att du därför sätter ett riktvärde som ligger hitom så snabbt dina korrespondenter i snitt svarar. Eller, kanske drar du en helt annan slutsats av den bild du fått av hur det ligger till?


6. Från och med nu, luta dig mot att om du åtminstone klarar ditt riktvärde är allt förmodligen lugnt. Du är minst lika rapp som folk är mest.

Lugn ko eller en på isen?

Om du baserar din målsättning om hur snabb du ska vara i vändningarna när det gäller ditt mailande på uppmätt data istället för på bara ett antagande, kommer du att med större säkerhet veta när du behöver känna dig stressad och när det är kolugnt. Istället för att mailen ”hänger över dig”, är det du som mer avgör när du tar dig an mailen och när du gör annat som har högre prioritet.

Hur gör du?

Vad har du för ambition när det gäller hur fort du svarar på mail? Har du något riktvärde du lutar dig mot? Skriv till mig och berätta, för jag är nyfiken på hur du ser på saken. Adressen är david@stiernholm.com och jag är idel öra.

Har du någon i din omgivning som skulle må bra av att få tips om att den kan mäta hur snabb andra är, berätta för den om detta, för ju fler av oss som arbetar strukturerat, desto smidigare blir allas våra arbetsdagar.

Tack för idag och på återseende nästa vecka.