Urkunden scannen und digitalisieren für das elektronische Urkundenarchiv - mit dafür geeigneten Scannern und Multifunktionsgeräten

Auch bei der Bearbeitung und Verwahrung von Urkunden schreitet die Digitalisierung voran: Ab dem 1. Juli 2022 ist jede Notarin und jeder Notar dazu verpflichtet, alle neu ausgestellten Urkunden einzuscannen und als elektronische Fassung der Urschrift zu verwahren.

Welche Eigenschaften Scanner und Multifunktionsgeräte dafür haben müssen, hat die Bundesnotarkammer in einem Anforderungskatalog zusammengefasst. Wir haben für Sie die wichtigsten Informationen hier zusammengefasst.

Welche Anforderungen sind beim Scannen von Urkunden zu erfüllen?

Wir von HAIN kennen als Ihr Partner die spezifischen Anforderungen und beraten Sie gerne. Melden Sie sich einfach bei uns und wir besprechen die für Sie passende, individuelle Lösung und welche Scanner oder Multifunktionsgeräte am besten für Ihre Ansprüche geeignet sind !

Die Anforderungen im Überblick

1. Notwendige Eigenschaften

Ihr Scan-System muss laut Bundesnotarkammer über folgende Eigenschaften verfügen, um im Rahmen des Muster-Scanprozesses eingesetzt werden zu können:

• Die Verarbeitung von Dokumenten bis zum Format DIN A3 ist möglich.
• Das Scannen in Farbe wird unterstützt.
• Das Scannen von Dokumenten mit einer Mindestauflösung von 300 dpi wird unterstützt.
• Kompressionsverfahren, die das Risiko einer Verfälschung begründen, wie „Symbol Coding“-Verfahren, werden nicht unterstützt oder können zuverlässig deaktiviert werden.
• Es besteht die Möglichkeit zur Deaktivierung bildverändernder Algorithmen.
• Das Scanprodukt ist ein ISO-normkonformes PDF/A-Dokument.
• Das nicht-rekonstruierbare Löschen von Daten auf den internen Datenträgern nach der Datenübertragung, nach dem Abschalten und bei Außerbetriebnahme wird unterstützt.
• Es liegt ein Betriebshandbuch vor.

2. Dringend empfohlene Eigenschaften

Die Bundesnotarkammer empfiehlt dringend, im Rahmen des Muster-Scanprozesses Geräte einzusetzen, die über folgende Eigenschaften verfügen:

• Es besteht die Möglichkeit der Abschaltung von nicht-autorisierten Fernzugriffen über das Netzwerk.
• Das Gerät verfügt nicht über einen FireWire-Anschluss.
• Es besteht ein Schutz vor manipulativer Veränderung der Firmware.
• Der Zugriff ist durch eine Benutzerauthentifizierung (z. B. PIN) abgesichert. Es findet eine verschlüsselte Übertragung des Scan-Ergebnisses statt (Transportverschlüsselung).
• Abgesicherter Administratorenzugang.
• Das Gerät verfügt über einen automatischen Dokumenteneinzug (mindestens 50 Blatt).

3. Empfohlene sicherheits- und qualitätsrelevante Eigenschaften

Die Bundesnotarkammer empfiehlt weiterhin, möglichst ein Scan-System einzusetzen, das zusätzlich über die folgenden Eigenschaften verfügt:

• Verschlüsselung der internen Datenträger
• Protokollierung von Systemfehlern, Konfigurationsänderungen und fehlgeschlagenen Authentisierungsvorgängen
• Doppelblatteinzugskontrolle

4. Zweckmäßige Eigenschaften

Folgende zusätzliche Eigenschaften können je nach individueller Ausgestaltung des Scanprozesses im Rahmen des Muster-Scanprozesses und je nach Gegebenheiten des Notarbüros zweckmäßig sein.

• Ablage des Ergebnisses auf externer Ablage (Scan-To-File-Funktionalität)
• Anlage von Scan-Profilen (vordefinierte Scan-Einstellungen)
• Doppelseitiges Scannen (Duplex)
• Dauer des Scan-Vorgangs bei einem 20-seitigen farbigen Dokument: max. 60 Sekunden
• Automatisierte Erkennung von Leerseiten
• Automatisierte Erkennung fehlerhafter Scans (z. B. bei Überbelichtung, unlesbaren Seiten)
• Warnung bei im Gerät vergessenen Dokumenten
• Möglichkeit der Wiederherstellung der letzten gültigen Konfiguration
• Abschuss von Wartungs- bzw. Supportvereinbarungen bei Beschaffung von Hardware

(Quelle: Bundesnotarkammer – Elektronisches Urkundenarchiv – Anforderungen_Scan-Systeme)

Sie haben Fragen?

Ob generell oder zu einzelnen technischen Details: Unsere erfahrenen und geschulten Dokumenten-Spezialisten beraten Sie gerne und finden eine individuelle Lösung.

 Vereinbaren Sie einfach einen Termin mit einem unserer
HAIN-Experten für Scanner und Multifunktionsgeräte!

Rufen Sie uns an: 069/800 770-0

Sie haben noch weitere Fragen?

Gerne beraten wir Sie auch zu den Themen Printing und ergonomische Büroeinrichtung und erstellen Ihnen ein individuelles Angebot.

HAIN – Mehr Büro geht nicht!

Dokumentenmanagement  ·  Printing  ·   Büroeinrichtung 

Hinweis zur Datenerhebung und zum Datenschutz