Fråga AI:n vad du missade i mötet

Det blev ett bra möte, men fick ni verkligen talat om allt?

I veckans Klart! - nr 685 - handlar det om hur du kan ta hjälp av en AI för att göra dina möten ännu bättre.

Fråga AI:n vad du missade i mötet

Du vet att du kan låta en AI sammanfatta mötet efteråt, så att du kan lägga mindre tid på mötesnoteringar. Det är lätt gjort med till exempel Copilot i Microsoft 365 och med AI Companion i Zoom. 

Men, känner du till att AI:n också kan berätta för dig vad ni inte talade om i mötet?

Låter det konstigt? Kanske det, men det är en användbar funktion du kan testa.

Vad talade vi om?

Nyligen höll jag ett förberedande möte i Teams med en kund inför en kommande strukturkurs. Vi talade om deltagarnas behov, bakgrunden till att kunden bokat mig, tekniska förutsättningar och andra kringarrangemang.

Efter mötet tog jag en titt på Copilots AI-anteckningar för att se om jag hade missat något i de manuella anteckningar jag själv hade fört. Jag tycker om att använda AI:n till att få en ”second opinion” sådär. 

Vad borde vi berört?

Sedan drog jag det ett snäpp längre. Jag öppnade mötets Copilot-chatt-fönster och skrev ”Vilka frågor är inte besvarade som skulle ha kunnat besvaras i ett sådant här förmöte inför en kurs?”. 

Efter några sekunders betänketid resonerade AI:n om vad den tyckte saknades i mötet och levererade fem konkreta punkter:

• vi hade inte talat i detalj om specifika förväntningar på vad deltagarna ska kunna ta med sig efter kursen,
   
• vi hade inte diskuterat hur kursen ska utvärderas,
   
• vi hade inte berört hur jag skulle anpassa innehållet efter deltagarnas olika erfarenhetsnivåer (bara att jag skulle göra det),
   
• jag hade inte berättat om deltagarna får dokumentationen i förväg inför kursen, 
   
• och vi hade inte talat om hur jag med interaktiva inslag i kursen ska involvera deltagarna!

Det var imponerande, måste jag säga. De flesta frågeställningar ovan hade jag och kunden talat om innan mötet, men de här synpunkterna från AI:n var så kloka att jag ska justera och förbättra utformningen på denna typ av förmöten.

Tack, Copilot!

AI i din tjänst

Just detta är ett bra exempel på nytta vi kan få från en AI. Den kan uppmärksamma sådant vi inte själva tänkt på, så att vi kan förbättra det vi gör. Istället för att använda AI till att göra kommunikation korrekt men andefattig bibehåller vi det mänskliga mötet och gör det bättre!

Gör så här

Om du vill,

1. ställ en liknande fråga som jag gjorde efter ditt nästa möte. Fråga alltså AI:n vilka frågor som inte besvarats i mötet men som skulle kunna ha besvarats i den här typen av möten.
    
2. Se vad du får för svar. Om AI:n hittat något som du håller med om skulle ha varit med, reparera ”skadan” direkt och informera eller ta upp diskussionen med deltagarna om det ni missade i mötet. 
    
3. Om det är en typ av möten du har då och då - komplettera mötesagendamallen med det AI:n hittat så att nästa möte blir ännu bättre än det här.

Du får hjälp i rätt riktning

Om du frågar AI:n vad du missat i mötet kan du få idéer till förbättringar du kan göra. I samarbete gör du och den AI du använder dina arbetssätt bättre och bättre, så att du lättare når de resultat du strävar efter. En ständigt tjänstvillig AI hjälper dig uppåt och framåt!

Hur gör du?

Har du gjort som jag och frågat AI:n vad ni missade? Hur gick det? Fick du idéer om vad du kan förbättra? Skriv till mig på david@stiernholm.com och berätta om dina erfarenheter. Tillsammans hittar vi sätt att använda AI och andra strukturverktyg så att det gynnar oss och vårt arbete!

Tack för idag och på återseende nästa vecka.